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2023年，上虞區(qū)公共資源交易中心政府采購科在著力抓好采購項目實施的同時推進了項目檔案工作的規(guī)范完善，截至2024年1月中旬，政府采購科的2023年采購項目的全部檔案資料已搜集完整，其中分散采購149個項目檔案已移交入庫統(tǒng)一保存，工作成效顯著。
一，清理歷史遺留。全面排查應(yīng)收未收，應(yīng)交未交項目檔案，一是移交應(yīng)交“中心”檔案室統(tǒng)一保管的資料，二是發(fā)放催收通知，要求相關(guān)代理機構(gòu)、單位限期“清賬”。
二，約談“重點”單位。在清理中，我們發(fā)現(xiàn)有的代理機構(gòu)項目檔案拖欠多年未交，甚至已經(jīng)造成了檔案的遺失，無法補全。政府采購科及時上報，聯(lián)合監(jiān)督辦對逾期未交清、不配合的“重點”單位進行了約談警示，相關(guān)情況記錄在案。
三，規(guī)范檔案收交。制作政府采購項目檔案資料歸集清單，要求代理機構(gòu)嚴格按照清單對檔案資料進行匯總整理，并限時移交政府采購科，未按時移交的，將進行警告提醒、約談等，并將作為對代理機構(gòu)的工作考核指標之一。
四，及時移交入庫。對搜集的項目檔案資料，及時移交“中心”檔案室，統(tǒng)一入庫保存。做到一季度一移交（2024年開始實行。2023年度由于辦公用房改造未實行。），保障檔案資料保管妥善。
政府采購項目檔案，保留著項目采購的全過程信息，是采購行為的記錄留痕，是保障采購合法合規(guī)的重要基礎(chǔ)。政府采購科，從思想意識上提升對檔案工作的重要性認識，從行動上推進檔案工作的完善，也從一定程度上對代理機構(gòu)代理行為以及政府采購過程起到監(jiān)督作用，同時也為日后相關(guān)部門案件偵查、線索調(diào)查保留好完整的依據(jù)、證據(jù)。